Voilà un sujet dont je voulais vous parler depuis un moment, car c’est une grande découverte que j’ai fait en commençant à travail ici : la réunion téléphonique !

En l’espace de 10 ans de carrière en France, je n’avais connu que les réunions physiques :

• celles que je devais planifier 3 mois à l’avance pour réussir à trouver un créneau d’une heure commun aux quinze personnes qui doivent venir
• celles où on attend 20 personnes et pour lesquelles il faut imprimer autant d’exemplaires du support qui fait 25 pages. Tout ça pour se retrouver à 5 avec une grosse pile de gaspillage
• celles où les premières personnes arrivent avec 5 minutes de retard un café à la main
• celles où il y en a toujours un pour arriver avec 20 minutes de retard et demander à ce qu’on lui redise tout
• celles où on attend quelqu’un qui ne viendra finalement pas
• celles où on aurait besoin de montrer un exemple sur son ordi, mais comme on ne l’a pas prévu, on fait sans
• celles où le collègue (toujours le même) va commencer à parler de ses vacances en plein milieu
• celles qui sont récurrentes, une fois par semaine, avec le collègue qui répète exactement la même chose à chaque fois
• celles où celui qui parle est chiant à mourir et pendant laquelle on aimerait bien faire une partie de Candy Crush mais que le chef est assis à côté alors on ne peut pas et on se retrouve à dessiner des trucs moches sur le coin du cahier
• celles qui finissent en retard alors que c’est l’heure d’aller chercher les enfants
• celles qui ont déjà dépassé d’une demi-heure l’heure de fin et qu’il y a un collègue (toujours le même, celui qui parlait de ses vacances) qui n’en fini par de poser plein de questions à la con
• celles qu’on avait prévu de faire avec ordinateur et projection pour faire des démonstrations aux utilisateurs et pour lesquelles on va passer 30 minutes à brancher tout et ne pas y arriver, pendant qu’un collègue (toujours le même) va râler parce qu’on lui fait perdre son temps
• celles pour lesquelles on doit se déplacer et perdre 5/10/30/45 minutes pour y aller

Ici, c’est tout le contraire, je n’ai presque que des réunions téléphoniques et je suis impressionnée par leur efficacité (je ne sais pas si c’est propre aux US, aux indiens ou à ma boite – dites moi si c’est pareil pour vous):

• pas besoin de se déplacer : on a tous un micro-casque à portée de main
• elles sont généralement planifiées en fonction des besoins
• elles durent rarement plus d’une demi-heure
• pas de gaspillage de papier : on bosse avec un partage d’écran où celui qui parle montre en même temps ses documents, calculs, exemples, …
• elles commencent rarement en retard, et quand c’est le cas, on peut continuer à bosser normalement en attendant
• chacun parle du sujet du jour, et quand c’est fini on raccroche : pas de question à la con, pas de gros hors-sujet
• quand ça parle de quelque chose qui ne me concerne pas, je peux bosser pendant ce temps-là
• quand c’est l’heure de fin, si la discussion n’est pas finie, il y en a toujours un pour dire qu’on peut planifier une autre réunion pour continuer parce que là c’est l’heure
• il y a des réunions sur des sujets simples qui sont finies en 10 minutes
• comme elles sont courtes, les agendas sont moins remplis et elles sont plus faciles à planifier. Même quand je dois réunir 15 personnes, en général j’arrive toujours à trouver un créneau dans les jours qui suivent
• on peut participer à la réunion même quand on est en télétravail, ou malade, ou en congés (pour certains)

Bon certes, il y a quelques inconvénients :

• parfois ça ne capte pas très bien et il y a toujours quelqu’un pour qui on ne va entendre qu’un mot sur deux
• parfois on ne sait pas qui est en train de parler ; pas toujours pratique pour faire le compte-rendu quand on sait que quelqu’un a dit qu’il allait s’occuper d’un truc mais qu’on ne sait pas du tout qui c’était…
• parfois je ne suis pas en réunion, mais d’autres si et j’entends tout le monde parler autour de moi (mais bon, c’est pas pire que de les entendre manger des chips ; je mets mes écouteurs dans les oreilles)
• comme on ne voit pas les gens en vrai, on ne sait pas à quoi ils ressemblent, et je réalise qu’au bout de 8 mois ici je connais les têtes et les prénoms mais je ne sais pas qui est qui

Cependant, je suis complètement fan de cette organisation ici qui me change la vie. J’ai beaucoup moins l’impression de perdre mon temps qu’auparavant et les réunions ne sont plus une corvée.